海外展示会の出展費用を回収せよ！事前にできる７つの準備【永久保存版】

海外の展示会に出展したのはいいものの、会場に商品を並べて披露することが目的になっていて、気づいたら何の成果もなく終わってしまったという経験がある方はいませんか？

実は弊社はシンガポールで15年以上、シンガポールで開催される展示会への日系企業の出展サポートをさせていただいてきましたが、正直このようなケースはまったく見かけないわけではありません。

せっかく高額な出費をして海外の展示会に出展するなら、出展費用を回収するだけの金額以上の商談と受注、今後の資産になるような有益情報の獲得まで「是が非でもやるんだ！」という創意工夫や気概をもって出展しましょう。

この記事では、具体的にどのようにすればそのような工夫ができるのかを7つのポイントにまとめ詳しくご紹介します。

実際に海外の展示会で大きな成果を得た事例を踏まえてご、弊社独自の視点でまとめた内容なので、海外展示会に出展予定の方はぜひ活用してください。

日本企業の社長が感動するほどの成果が得られたシンガポールの展示会出展の舞台裏

海外の展示会への出展が成功するかどうかは、正直「その現場にいる人」で結果が大きく変わってしまいます。

弊社では先日、東南アジア最大級の展示会「Seafood Expo Asia」に出展する日本企業様に対して、ブースのデザインから当日のスタッフの手配・研修、現場の運営まで包括的にサポートをさせていただいたのですが、最終日に社長が現地のスタッフの頑張りにお褒めの言葉をいただきました。

その姿にこちらも感極まったのですが、どんなことを実際にしていたかというと、まずは「開始前の朝と1日終了後のスタッフミーティング」。

日本では普通のことかもしれませんが、文化も言語も違うシンガポールのスタッフが現場の精鋭部隊になるには、メンタリティとして気概のある良い人材を採用するだけでなく、当日の現場で以下に「チーム一丸となって目標を達成しよう！」という空気を作れるかも重要になります。

チームとしての雰囲気作りに加え、獲得名刺数をノルマとして明確に設定し、メンバー全員がその目標に向かって時間を意識的に過ごせるように徹底しました。結果的にスタッフのみんなが優秀でがんばってくれて、最終的に200枚ほどの顧客データ（名刺）を獲得。

参加する全員が臨機応変に考えてベストを尽くすチームづくりができたのが、今回の展示会が有意義なものなることができた成功要因になりました。

ですが、正直何の準備もなく展示会当日を迎えても、このような機運や結果、人材の手配などは到底できません。

そこで今回はより具体的に今回の現場で感じた「海外展示会に出展して成果を得るための準備」について、以下の７つポイントを具体的に解説していきます。

1. 「展示会の参加コストを一撃で回収する」くらいの商談を成立させよう
2. 展示会前から勝負は始まっている！専用ポータルから事前にアポをとろう
3. 展示会会場でのプレゼン登壇の機会を逃さないで！積極的に活用しよう
4. ブースデザインは「配置の高さ」と「ロゴの大きさ」に力を入れよう
5. 当日の説明スタッフが成功の鍵を握る！スタッフ採用と教育は超綿密に計画しよう
6. 現場で実施するアンケートは、必ず仮説を立ててから作成しよう
7. 展示会後のフォローアップは絶対に事前に計画しておくことが必須

【1】「展示会の参加コストを一撃で回収する」くらいの商談を成立させよう

海外で開催される展示会は、世界各国から集まるバイヤーや業界関係者に自社製品やサービスを直接アピールし、新規顧客獲得や売上拡大を狙う絶好のチャンス。

特にシンガポールは東南アジア最大級・世界最大級の展示会が多いので、世界市場の最新動向を知る機会としても絶好の場となります。

ですが、渡航費や宿泊費・出展費などのコストがかさむという難点が当然つきものです。

リスクを取らずに海外ビジネスで成功することはないし、海外展示会はアポイントメント不要でその場で商談を進められることが多いので、私個人的には海外展示会はビジネスチャンスに繋がりやすい投資になると感じています。

ですが、せっかくの機会を、最新情報の収集や自社の宣伝といった表面的なことだけを目的にしているようだったら、当然投資コストが高すぎます。

せっかく出展料や渡航費用をかけて出展するんだから、そのコストを「一回の出展で回収できるくらいの商談を成立させるぞ！」というような意気込みと準備が必須です。

そのために準備が必要なのは、出展する目標を明確にしてチーム内で共有すること。

定性目標なら、たとえば「ターゲット顧客像の洗い出し」や「製品開発・販売戦略に生かせるインサイトの獲得」などが設定できます。この視点を持って展示会に望み、接客の中でしか得られない情報をなるべく多く集めるようにします。

一方、定量目標としては、名刺の獲得枚数や商談件数、アンケート回答数などを据えると良いでしょう。展示会当日の現場スタッフのモチベーションを保つためにも、無理なく達成できる水準とやりがいのある数値を両立させることができるとより良い結果に結びつきやすくなります。

実際に「Seafood Expo Asia」への出展でご支援させていただき、200枚程度の名刺獲得を達成した際には、名刺獲得の実績と目標枚数の確認をスタッフを激励する朝礼を、会期中毎朝実施していました。
海外で開催される展示会は単なる情報収集や宣伝の場にとどまらず、投資コストを一撃で回収できるほどのビジネスチャンスをつかめる絶好のチャンスです。

ぜひ渡航前に目的を明確にして準備して、コスト以上のより大きな成果を引き寄せましょう。

【2】展示会前から勝負は始まっている！専用ポータルから事前にアポをとろう

シンガポールで開催されている展示会では、専用のポータルサイトを通じて事前に出展者同士や来場者とのマッチングが可能になっていることがほとんどです。

専用のポータルサイトで気になる企業を検索し、自社のサービスや商品に興味を持ちそうな企業をあらかじめピックアップして、マッチングの依頼をかけておきましょう。

展示会当日までにアポが取れてスケジュールを効率的に組み立てることができるので大変おすすめです。展示会当日にブースを探し回ったり、空き時間を調整したりする手間が大幅に削減できます。

実際に「Seafood Expo Asia」では、事前に連絡がとれた相手と面談を進めるための会議室を用意してもらえるので非常に便利です。

【出典】Seafood Expo Asia Webサイト

さらに、あらかじめアポを確保しておけば、事前に商談に向けた具体的な準備も進めやすいので、限られた機会を最大限に活用して質の高い交渉がしやすくなります。

事前にやりとりをして、相手の要望や課題感をあらかじめ把握しておけば、さらに当日の打ち合わせでより具体的な話ができ、その場で商談成立となる可能性もあります。

せっかく出展費用や渡航費をかけるのであれば、展示会前から積極的に動くことが肝心です。

事前連絡をしっかり行い、訪問者との接点を確保することで、短い会期中でもスムーズに商談を進め、ビジネスチャンスをつかむ可能性を高めましょう。

【3】展示会会場でのプレゼン登壇の機会を逃さないで！積極的に活用しよう

シンガポールで開催される展示会では、どの業界の展示会においても大抵の場合、企業ブースの出展に加え、同時開催されるカンファレンスや特設ステージで登壇できるチャンスがあります。

もちろん事前に追加料金を支払って講演枠を確保する必要がありますが、このような登壇できる場に立つことで「専門家としての認知度アップ」「他の登壇者とのネットワーク形成」「ブースへの誘導」など、多くのメリットが期待できます。

ですがシンガポールで開催される展示会を数多く見てきましたが、積極的にプレゼンを行う日本企業がまだまだ少ない傾向にあります。

だからこそ逆を言えば、日本企業が登壇するだけで相対的に目立ちやすく、現地バイヤーからの関心を高めやすくなるとも考えられます。

また、こうした特設ステージでは英語での登壇スピーチだけではなく、調理や製品デモの実演を行ったり、試食体験を提供したりすることも可能です。

このようなデモンストレーションを交えたプレゼンは短時間で強い印象を与えられるので、長々と慣れない英語で商談をするよりも遥かに効率的に魅力を伝えられる可能性さえあります。

同時に、リアルタイムで質疑応答や意見交換ができる時間もあることが多いので、来場者から有益なフィードバックを得られる可能性や「公開商談会」のようなアピール機会になる可能性もあります。

海外展示会で登壇やプレゼンをする日本企業はなかなかいないのですが、この貴重な機会を活用すれば単にブースを構えるだけでは得られない大きなチャンスを掴める可能性が高まります。

必要な追加コストはかかりますが、それに見合う成果を狙える手段として、前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

【4】ブースデザインは「ロゴの配置の高さ」と「ロゴの大きさ」に力を入れ、空間づくりを意識した施工をしよう

ブースのデザインについて事前にできる準備を考えるまえに、事前に押さえておかなければならないのは「ブースの位置」と「ブースの敷地面積（大きさ）」です。

これは海外展示会に限ったことではないですが、ブースを「30平米以上」、オープン面を「2面以上」のスペースを確保すれば、人の流れをスムーズに取り込みやすいブースのレイアウトが作れるので、これだけで展示会全体の成果は大きく変わります。

そのことを踏まえた上で、海外展示会に出展する際の「ブースのデザイン」についてぜひ押さえておいてほしい点が3つあるので、詳しくご紹介していきます。

「高さ」と「ロゴの大きさ」で目を引くデザインにする

会場で注目を集めるには、高い構造物と大きなロゴを用いたデザインが何よりも効果的です。

視線を上に集められれば、遠くからでも企業名やキャッチコピーを認識してもらえます。

明るい色や遊び心を加える工夫も、ブランドイメージを強く印象づけるポイントです。

デモンストレーションスペースをつくる

ブース内で実演や体験イベントを複数回行うと、来場者が製品やサービスを直接体感できるため、商談への発展が期待しやすくなります。

たとえばFrostiXでは、氷のイメージを活かした清潔感あるデザインの中で製氷機のデモや寿司の調理を行い、多くの注目を集めました。

来場者が「見て、触れて、参加できる」状態にする仕掛けは、ブースに活気をもたらすので集客にも有効です。

わかりやすく、遊び心もあるブースデザインを検討する

ブースで展示するものは、写真やイメージなども取り入れて、ぱっと見て「何のブースかわかりやすい」という印象を与えられるものにすることが非常に重要です。

そのためには意味がきちんと伝わる英語のキャッチコピーは必須。

真面目すぎず遊び心のあるブースのデザインも海外の展示会では人気になることが多く、特にヨーロッパの企業のブースは明るい色を使ってデザイン性に富んだブースが多い印象があります。

細部にまで妥協せずブースのデザインを計画することで、当日現場で人目を引くので思わぬ商談成約の機会が得られる可能性があるだけでなく、企業としてのブランドの価値やブランドイメージの向上につながるので、ぜひ事前によく検討しましょう。

施工会社との綿密な連携でデザインを形にする

海外展示会では電圧やカラーコードが日本と異なる場合が多く、細部をしっかり確認しないと想定外の問題が生じがちなので注意しましょう。

たとえば、シンガポールでは印刷物の指定で「CMYK」ではなく「Pantone」を使用するケースがあり、日本の機器をそのまま使えないこともあります。

細かな点でも違いがあることを前提として念頭に置き、きちんと現地の施工会社と連携して施工したいブースがちゃんと形になるように準備しましょう。

おまけ：FrostiXのブースデザインで工夫した点を大公開

「Seafood Expo Asia」に出展したFrostiXのブースデザインと施工をご支援させていただいた際に工夫した点について、具体的な事例としてご紹介させていただきます。ぜひ参考にしてください。

• 遠くからでも目立つように。全体に明るい雰囲気を。照明を多めに配置。
• ロゴとキャッチコピーは目立つように上部に配置し、入り口には製品を展示。
• デモンストレーションができるスペースを設置。
• 急速冷蔵のできるハイブリッドアイスが作れる製氷機が有力商品なので、氷をイメージし、清潔感のあるデザインに統一。
• 会社や製品概要をわかりやすいパネルにして配置。
• 会社＆製品動画が放映できるようモニターも配置。
• 寿司のデモンストレーションのため、真ん中にカウンターを配置。

【参考】FrostiX社のブースデザイン

【5】当日の説明スタッフが成功の鍵を握る！スタッフ採用と教育は超綿密に計画しよう

展示会当日のブースで、来場者と直接コミュニケーションをとるスタッフの存在は想像以上に重要です。

企業の魅力をわかりやすく伝え、商談の具体化まで導くには、ただ言語を訳すだけでなく、熱意をもって営業トークもこなせる人材と、その人材に対して事前に教育ができるだけの「まとまった自社の情報」が求められます。

たとえアルバイトや外部から雇った通訳であっても、事前に自社の製品やサービスの特徴、出展にかけている想いなどを共有することで、非常に頼もしい海外営業の代行者になりえるので、ぜひこの準備と取り組みは海外展示会出展を成功に導くために欠かせないものとして取り組んでください。

実際に「Seafood Expo Asia」に出展したFrostiX社では弊社が人材の手配をご支援させていただき、通訳兼営業スタッフをリストアップして採用しました。

応募や先行の時点から「単なる通訳ではなく積極的に声をかける姿勢」を重視し、事前に会社紹介や製品の特徴をまとめたパワーポイントを共有。

結果的にこの方が大活躍し、積極的に来場者に声をかけて英語で会社説明を行い、具体的な商談まで行ってくれました。この姿には社長も大感激で、現場で涙してくださっていたのはこのスタッフの頑張る姿もあってこそだったと感じています。

【参考】Seafood Asia Expo に出展したFrostiX社の朝礼の様子

このように海外の現地スタッフが全力でチームの一員になれるかどうかは、自社そのものや製品の説明資料、今回の展示会での目的や目標を共有し、仕事の業務範囲や期待値といった細かい点をどれだけ伝えられるかにかかっています。

実際、FrostiX社の場合は展示会の会期中も、当日の最初と最後に全体ミーティングを行い、モチベーションが上がるような声かけだけでなくて、毎回目標の確認を行っていました。

確認していた目標は「名刺獲得率」「商談件数」「フライヤーやノベルティの配布数」の３つ。

朝礼と1日の最後の打ち合わせの場で全スタッフに共有し、当事者意識を持って楽しくやってもらうように意識しました。

目標がなく場当たり的に展示会出展をするのは絶対にNG。

現場で偶発的に起きるたくさんの出会いを商談として具体的なビジネスの話ができるようにするには現場のスタッフの教育が必須であり、確度の見込み顧客のリストや名刺を獲得できる可能性を高めるので、ぜひ事前に力を入れて取り組んでみてください。

【6】現場で実施するアンケートは、必ず仮説を立ててから作成しよう

展示会会場でアンケートを実施する場合は「どんな回答を得て、何を検証したいのか」をあらかじめきちんと設計してから設問を作成してください。

何を聞きたいのか曖昧なアンケートになってしまうと、得られる情報もぼんやりとしたものになりがちです。

最低でも展示会で紹介する自社製品への購買意欲や、今後の開発に活かせるアイデアなどがわかる設問を用意しましょう。

あまり長いと回答率が下がり、短すぎると必要なデータが得られないので、質問は5分ほどで答えられる10問前後が目安です。

設問が決まった後、海外の展示会出典の場合は必ず翻訳が必要になるので、翻訳された後の言葉選びが適切かどうか、場合によってはプロの力を借りてでも確認しましょう。専門用語は可能な限り噛み砕いて伝えることで、回答の質と量を高めやすくなります。

回答数をより多く集めるには、回答した方へのインセンティブの用意もシンガポールの場合は非常に有効です。お得なセット売りや「Lucky drow」と言われる抽選などのノベルティや特典がもらえるキャンペーンが日常的に行われているので「少しでも興味がある人」に回答してもらえるよう工夫すれば、思わぬ情報を獲得できる場合もあります。

「Seafood Expo Asia」に出展していたFrostiX社では、事前にアンケートの仮説を明確に立て、購買意欲の把握や製品開発に有効な情報を得るためのアンケートであることをスタッフと共有したうえで実施し、多くの具体的な意見を収集することに成功しました。

ですが、当初実施しようと思っていたアンケートは

• 貴社がビジネスを展開している国を教えてください。
• 貴社がビジネスを展開している国を教えてください。

というような「この情報をもとに何を提案できるのか？」が不明瞭な設問ばかりでした。

そこで仮説を検証するためのアンケートとして改めて設問を検討した結果、上記に加えて

• 事業規模を教えてください
• 製氷機を選ぶ際に最も重要視する要素は何ですか？
• 貴社で使用している冷凍設備に関して、改善したい点はありますか？

といった、相手のニーズや課題を深掘りできる設問を増やし、事後の営業活動に反映できるように改善されていました。

結局のところ、アンケートの質は事前の設計でほぼ決まります。

誰に、何を、どんな形で尋ねるかという仮説をしっかり持ち、わかりやすく答えやすい質問に仕上げることが、展示会出展後の成約や関係構築につながるので、ぜひ入念に検討しましょう。

【7】展示会後のフォローアップは絶対に事前に計画しておくことが必須

展示会で獲得した名刺や実際に話して手応えがあった見込み顧客に対しては、必ず事後にタイミングを踏まえてアプローチをするはず。

その際、事前に事後のフォローアップの内容や手順が明確だと行動が取りやすいので、必ず検討しておきましょう。

せっかく商談につながりそうな相手を見つけても、帰国後に慌ただしく対応すると機会を逃しかねません。

特に海外の展示会の場合は英語でのやりとりが必須になるケースばかりなので、事後フォローをいかに英語で円滑に、迅速できるようにしておけるかは展示会出展の費用対効果を高めるためには絶対に検討が外せないポイントです。

具体的な事前対策としては、たとえば会期中に「商談シート」を用意しておき、名刺をホチキスでとめたうえで簡単なメモを書き残すと、後で誰がどんな話をしたかが一目瞭然なので情報や事後の対応を整理しやすくなります。

実際にFrostiX社では、展示会終了後にこの「面談シート」を活用して、企業の規模や拠点、興味の度合いなどを確認したうえで優先度を付けた顧客リストをデータ化していました。

また、展示会の会期後に新商品の案内やシーズンの挨拶などをきっかけに定期的にメールを送信して、関係性を継続できる仕組みまで構築できるとより一層帰国後に商機を取りこぼすリスクを減らせるので、ぜひ取り組んでみてください。

さいごに

これまで海外展示会の出展費用を回収できるほどの成果を生むためにできることについて詳しくご紹介してきましたが、この記事でお伝えしたかったのは海外展示会は「日本から商品を並べて待っているお披露目の場」ではないということ。

そんなふうに思う方はいないとは思うのですが、いざ実際に出展準備に取り掛かってみるとやることが多く、日本での出展のように勝手がうまくいくわけでもないので「海外の展示会に出ただけで今回は満足！」というような感覚になってしまう人も、残念あがら少なくありません。

海外展示会への出展は、海外のバイヤーとつながって海外事業を進めるための「入口」でしかありません。

出展費用を回収する以上の商談と受注までつなげる工夫と熱量は、絶対に海外展示会に出店を決める前から心構えとして持っておきましょう。

特にこの記事でご紹介したように、営業スタッフ（説明員）のコミュニケーションが最大のキーポイントなのですが、自力で人材確保するのはとても骨が折れる上、人脈がないとなかなか手配が難しいこともあります。

弊社では人材確保や教育だけでなく施工やその後の施策など、あらゆる面でサポートさせていただくことができるので、具体的に検討していることやご相談がある方はぜひご連絡ください。

本記事がこれから海外の展示会に出展する予定の方の参考になることを心から願ってます。